Henkilötietojen käsittely

Tietosuojaseloste – työnhakijarekisteri 

Päivitetty 15.1.2020

1. REKISTERINPITÄJÄ
Digidoit Oy (y-tunnus: 2813549-2)
Lönnrotinkatu 5, 00120 Helsinki
Puh. +358 10 274 2000

2. YHTEYS TIETOSUOJAA KOSKEVISSA ASIOISSA
Tietosuojavastaava
puhelin: +358 10 274 2000
sähköposti: info (at) digido.fi

Yhteydenotot tietosuojaa koskevissa asioissa osoitetaan sähköpostiosoitteeseen info (at) digido.fi

3. REKISTERIN NIMI
Digidoit Oy:n työnhakijarekisteri

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE JA KÄYTTÖTARKOITUS
Henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen peruste on rekisteröidyn suostumus. Suostumukseksi katsotaan rekisteröidyn toimittama työhakemus ja sen mahdolliset liitteet.

Henkilötietoja käytetään rekisterinpitäjän rekrytointiprosessissa, CV-tietokannan hallinnassa ja ylläpidossa sekä mahdollisesti tulevan työ- tai muun palvelusuhteen aloittamisessa. Lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää työnhakusuhteen ylläpitokontaktointiin ja rekrytointimarkkinointiin.

Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisterin sisältöä ei voida sen luonteen vuoksi täysin määrätä ennalta henkilöittäin, sillä se voi sisältää rekisteröidyn vapaamuotoisesti antamia tietoja. Yleensä rekisteri sisältää vähintään seuraavia tietoja:
– etu- ja sukunimi
– yhteystiedot (kuten osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
– syntymäaika
– toivomukset työtehtävästä ja palkkauksesta
– koulutus, työkokemus ja osaamisprofiilia koskevat tiedot
– muut rekisteröidyn vapaamuotoisesti antamat lisätiedot
– liitteenä toimitettavat lisätiedot kuten CV, työnäytteet yms.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Pääsääntöisesti tietolähde on rekisteröity henkilö itse. Lisäksi rajatummin tietoja voidaan kerätä potentiaalisista rekry kandidaateista esimerkiksi yhteistyökumppanien kautta. Henkilötietoja voidaan tarvittaessa kerätä ja päivittää tietopalveluja tarjoavista julkisista tai yksityisistä rekistereistä ja tietolähteistä, sekä rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta.

7. REKISTERIN SISÄLLÖN LUOVUTTAMINEN
Rekisteröidyn suostumuksella kerätty rekisterin sisältö voidaan luovuttaa rekrytointiprosessiin osallistuvalle Digidoit Oy:n henkilöstölle sekä potentiaalisille rekisteröidyn henkilön toimeksiantajille joita ovat Digidoit Oy:n asiakkaat ja yhteistyökumppanit.

Henkilötason tietoja voidaan luovuttaa työnhakuprosessissa rekrytointivaiheeseen edenneiltä rekisteröidyiltä tarvittavilta osin asiakastarjouksien liitteenä tai asiakkaan liiketoiminnan vaatimien selvitysten osana.

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi viranomaisille lakiin perustuvan vaatimuksen pohjalta.

Muualta kuin rekisteröidyltä itseltään kerättyä tietoa ei luovuteta muille kuin rekrytointiprosessiin osallistuvalle Digidoit Oy:n henkilöstölle.

Rekisterin sisältöä ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. REKISTERITIETOJEN SUOJAUS
Rekisteri on olemassa sähköisessä muodossa yrityksen korkean turvaluokituksen pilvipalvelussa ja se on suojattu asianmukaisin hallinnollisin ja teknisin suojausmenetelmin. Lisäksi osia rekisteristä voidaan tulostaa paperikopioiksi.

Pilvipalvelussa sijaitsevaan rekisteriin pääsy on mahdollista vain salatulla yhteydellä sekä henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisterin käyttö on luottamuksellista ja sen käyttöoikeus on rajattu vain rekisterinpitäjän omaan henkilökuntaan kuuluville henkilöille, joiden tehtävät edellyttävät rekisterin käyttöoikeutta. Rekisterinpitäjän henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus ja henkilöstö on saanut asianmukaisen tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvän koulutuksen.

Hakijan tietoja käsitellään sähköisessä työhakemusjärjestelmässämme, joka sijaitsee Cinode-palvelussa (SWE). Hakijan tietoja voidaan tässä yhteydessä siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa, siinä määrin, kuin palvelun teknisen toteuttamisen kannalta on tarpeellista.

Hakemusta lähettäessään hakija hyväksyy henkilötietojensa mahdollisen siirron. Palvelun yksityisyydensuojalauseke on luettavissa: https://cinode.com/en/privacy-policy/.

9. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Rekisteriin kerättyjä tietoja tarkastellaan yhden (1) vuoden välein ja tarkastelun yhteydessä tiedot, joiden osalta rekrytointiprosessi ei ole johtanut työsuhteeseen, poistetaan. Rekisterinpitäjä voi myös poistaa rekisteröityä koskevat tiedot tätä ennen.

10. TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS TIEDON KORJAAMISEEN

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastusoikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina ja allekirjoitettuina kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen. Digidoit Oy vastaa tarkastuspyyntöihin kirjallisesti.

Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää kohdassa 2. mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistoa, jos:
– henkilötietoja ei enää tarvita niiden alkuperäistä käyttötarkoitusta varten
– henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti

Rekisteröidyllä on myös muut lain mukaiset henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet.

11. LISÄTIETOA
Kaikki tietopyynnöt ja muut yhteydenotot tulee toimittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle kohdassa 2. mainittuun yhteysosoitteeseen.